出納帳管理にGoogleを活用しよう

2025年9月4日(木) 15:37 2025年9月5日(金) 15:18

事務所スタッフ

弊事務所ではお客様との出納帳等データのやり取りや、お預かりしたデータの処理にGoogleのアプリを使用した取り組みを行っています。

Googleとは？

もはやインターネットを利用していて知らない人はいないと思いますが、ここでは一旦Googleの紹介から始めたいと思います。

「ググる」というネットスラングにもなる程に検索エンジンとして知られたGoogleですが、ブラウザのGoogle Chrome、WebメールのGmail、スマートフォンのオペレーティングシステムであるAndroid、動画投稿サイトのYouTubeなどの多岐にわたるサービス事業を展開しています。

上記以外にもGoogleは多数のアプリを配信しており、そのほとんどを無料で使うことができ、弊事務所でもその一部を利用して業務を行っております。

下記はその一例です。

例えば表計算ソフトであるスプレッドシートは同じく表計算ソフトとして知られているExcelと一部互換性はありますが、性能としては圧倒的にExcelに軍配が上がりますし、弊事務所でも主にExcelを使用しています。

ではなぜスプレッドシートを使用するのか？と問われればそれは”オンラインでの強さ”、そして”導入コストの安さ”です。

Googleアプリは全ての処理をインターネットブラウザ(またはアプリ)上で行い、ネット上で完結するため、1つのファイルをネットを介して複数人で扱うことに長けており、遠く離れた人ともリアルタイムでファイルの更新が可能となります。

記入していただいた帳簿、入力処理したファイルをUSBメモリに入れて事務所まで持ってきていただいたり、メールでファイルを添付しタイトルと本文を入力してから送信していただいたり…といった”ちょっとした手間”から解放されることが期待できます。

Googleでは大組織でヘビーに使う場合は有料、個人や小規模の組織でライトに使う場合は無料というビジネスモデルを展開しています。

仮に小規模な事業所のお客様で「年に数回しか使わないけど表計算ソフトを使用する必要がある」、という場合にExcelを選択するのはかなりハイコストになってしまうと思いますが、Googleはそういったニーズに応えてくれるのです。

更に、上記2つに関連して使用端末を問わないという利点があります。

WindowsPC、Mac、スマートフォン、iPadなど、お手持ちの端末に個人差があっても同じデータを使用することが可能です。

特にPC操作は苦手だけど普段から使用しているスマートフォンなら操作できる、という方に新たにPCを導入し、ソフトを買っていただくコストの削減も可能です。

次回以降、Googleの基本や活用事例を投稿していきたいと思います。