スプレッドシートで現金出納帳

こんにちは、事務所スタッフです。

「電子帳簿保存法」という制度をご存じでしょうか。
会計データ等帳簿・書類をPC等を使用してデータとして保存するための様々な取り決めですが、要は「紙に印刷しなくてもデータで保存してもいいですよ」というものです。

詳しくは国税庁の特設サイトをご覧下さい。

それに伴い、弊事務所では希望者の方にスプレッドシートを用いてオンライン上で利用できる現金出納帳を使用していただく取り組みを行っております。

スプレッドシートはExcelを代表とする表計算ソフトの一つで、オンライン上で扱えるためネットワーク環境があればどこからでも、(使用を許可した)誰とでもリアルタイムで共有できる特徴を持っています。

まずは実際どのように使用しているか、流れを見てみましょう。

一般的な現金出納帳とは少し違っていますが、同じように一行に1つ仕訳を入力していきます。
色々と項目が用意されていますが、実際入力するのは主に「日付」「摘要(選択)」「入金または出金」の三つだけです。
更に追加できる情報がある場合は「摘要(自由入力)」「インボイス」「備忘録・メモ欄」を入力していきます。

スプレッドシートに元々備わっている機能を使い、日付をカレンダーから該当の日をクリックして入力します。

よく使う摘要はあらかじめ登録してあり、プルダウンメニューから選択して入力します。一覧に無い場合は後で追加することもできます。
今回は飲食店をイメージした仮の摘要を登録してあります。

今回は酒を取り扱っている商店から店舗で提供する酒を購入した、という"てい"で仕訳を入れてみました。
摘要を選択すると、あらかじめ紐づけて登録されていた「勘定科目」と「税率」が自動的に入力されます。
食材の仕入は軽減税率が適用されるので8%ですが、今回はお酒なので軽減されず10%の税率が採用されました。

ここで、例えば「○月分」や詳細な購入物品名など、摘要(選択)では拾いきれない情報は「摘要(自由入力)」の欄に追加入力します。

そして金額を入力すると、

￥マークが自動的に挿入され、残高も計算されます。こちらもスプレッドシートの標準機能です。

ここまでで一旦1つの仕訳は終了です。やる事は日付を選ぶ、摘要を選ぶ、金額を入力する、たったの3つです。

もしレシート・領収書にインボイス番号が記載されていない場合はインボイスの項目から「番号なし」を選んでいただきます｡

作成した帳簿はそのままPDFで出力することもできます。

スプレッドシートを使用することで、勘定科目の選定・摘要の入力・残高の計算が不要になり、入力した内容はそのまま会計事務所で管理することができ、大幅な時間短縮が見込めます。